Projekto finansų valdymo iššūkiai ir jų sprendimo būdai

LVPA projektų finansų grupės specialistai pastebi, kad finansų valdymo iššūkius administruojant projektą, galima skirti į dvi kategorijas – išlaidų deklaravimo klausimai ir darbo santykiai bei darbo laiko apskaita. Projektų finansininkai turės galimybę aptarti šiuos ir daugelį kitų projekto finansų valdymo klausimų LVPA lapkričio 8 d. 9.00-12.00 vyksiančiame praktiniame seminare „Finansininko valanda“.

Įprastai projektų valdymas apima projekto planavimą, išlaidų ir rizikų valdymą, komandos formavimą, pirkimus, apimties ir kokybės kontrolę, rezultatų stebėseną bei komunikaciją. Siekiant įgyvendinti projektą laiku, suplanuotomis lėšomis, neviršijant išteklių ribų, projektui būtinas efektyvus finansų valdymas – finansų planavimas, išteklių naudojimo grafikų valdymas bei atnaujinimas, projekto veiklų bei lėšų apskaita ir kitos su projektų administravimu susijusios veiklos.

Neretai valdant projekto finansus susiduriama su iššūkiais, galinčiais turėti neigiamos įtakos projekto įgyvendinimo eigai ir finansinei projekto vykdymo drausmei. Siekiant išvengti tokių sunkumų projekto administravimo procese, būtina analizuoti projektų finansininkams dažniausiai kylančius klausimus.

LVPA projektų finansų grupės specialistai pastebi, kad finansų valdymo iššūkius administruojant projektą, galima skirti į dvi kategorijas – išlaidų deklaravimo klausimai ir darbo santykiai bei darbo laiko apskaita.

Pirmuoju atveju dažniausiai neteisingai deklaruojama netiesioginių išlaidų suma nuo mokėjimo prašyme deklaruojamų tinkamų finansuoti išlaidų sumos. Taip pat nemaža situacijų, kai pateikiami dokumentai, neatitinkantys deklaruojamų išlaidų, taip pat mokėjimo prašymai, kuriuose deklaruojamos išlaidos yra netinkamai dokumentuotos – įprastai nepateikiamos sutartys su darbuotojais ir sutarčių pakeitimai arba pateikiami ne visi komandiruočių išlaidas pagrindžiantys dokumentai. Neretai iššūkiu tampa ir pirkimų plano įgyvendinimas, kai vykdomi nesuderinti pirkimai arba deklaruojamos paslaugos nėra įtrauktos į pirkimų planą. Be to, dažnai iškyla klausimų dėl užsienio valiutos - išlaidos, patirtos atsiradus teigiamiems skirtumams dėl valiutos kurso pasikeitimo priskiriamos netinkamoms finansuoti. Sandoriai užsienio valiuta turi būti įvertinti remiantis 22-uoju verslo apskaitos standartu „Užsienio valiutos kurso pasikeitimas“. Verta pastebėti ir atvejus, kai darbuotojų komandiruočių užsienyje metu viršijama gyvenamojo ploto nuomos norma.

Antroji grupė situacijų, kuriose sutinkami projekto finansų valdymo iššūkiai – darbo santykiai su projekto komanda. Dažnai administruojant projektą nepateikiami darbo sutarčių pakeitimai arba darbuotojai darbui projekte priskiriami įsakymu, nors darbo funkcijos pagrindiniame darbe ir projekte skiriasi - jei darbuotojai toje pačioje darbovietėje atlieka skirtingas darbo funkcijas, priskyrimas projektui įforminamas ne įsakymu, o pasirašant susitarimą dėl papildomo (projektinio) darbo. Su papildomu susitarimu susijusi ir darbo laiko apskaita žiniaraščiuose - jei su darbuotoju įmonėje jau yra sudaryta darbo sutartis ir pasirašomas susitarimas dėl papildomo (projektinio) darbo, darbo laiko apskaitos žiniaraštyje turėtų būti žymimas darbuotojo dirbtas suminis laikas įmonėje ir darbo laikas dirbtas projekte.

Projektų finansininkai taip pat turėtų atkreipti dėmesį į darbo kodekse numatytą maksimalų darbo laiką – pagal darbo kodekso 114 straipsnį vidutinis darbo laikas, įskaitant viršvalandžius, tačiau neįskaitant darbo pagal susitarimą dėl papildomo darbo, per kiekvieną septynių dienų laikotarpį negali būti ilgesnis kaip 48 val., o darbo laikas, įskaitant viršvalandžius ir darbą pagal susitarimą per darbo dieną (pamainą) negali būti ilgesnis kaip 12 val. neįskaitant pietų pertraukos, ir 60 val. per kiekvieną septynių dienų laikotarpį.

Projektų finansininkai turės galimybę aptarti šiuos ir daugelį kitų projekto finansų valdymo klausimų LVPA lapkričio 8 d. 9.00-12.00 vyksiančiame praktiniame seminare „Finansininko valanda“.

Daugiau informacijos apie renginį ir registracijos formą galite rasti čia.

Šaltinis: Lietuvos verslo paramos agentūra.